社員ブログ

社内の連絡をスムーズにする「行先伝言共有」

「担当者に電話があったけれど、今どこにいるかわからない」
「外出中の社員に伝言を残したけれど、ちゃんと伝わったか不安」
「電話を受けるたびに、社員の在席状況を確認するのが大変……」
このような悩みは、社員の外出やテレワークが多い企業ほど起こりやすいものです。
そこで重要になるのが、
「誰が、今どこにいるのか」
「誰に、どんな伝言が入っているのか」を社内で可視化し共有する仕組みです。
グループウェア「NI Collabo 360」には、
こうした日々の連絡業務をスムーズにする「行先伝言共有」機能が標準で搭載されています。

電話を受けたとき、まず困るのが「担当者が今どこにいるのかわからない」という問題です。
「自席にいるのか」
「外出しているのか」
「何時に帰って来るのか」
「すでに帰社しているのか」
「今日はもう退社しているのか」
こうした情報をその都度、周囲の社員に確認していては、電話を受ける側にも、探される側にも負担がかかります。
行先伝言共有では、社員の在席・離席状況を一覧で確認できます。


また、担当者が不在だった場合、
「電話があったことをどう伝えるか」も重要です。
口頭で伝える方法では、伝え忘れや聞き間違いが起こる可能性があります。

行先伝言共有なら、在席状況の一覧から担当者を選び、簡単に伝言メモを登録できます。
例えば、
○○社の△△様から電話がありました
折り返しをお願いします
○時までに連絡がほしいとのことです
といった内容を残しておけば、担当者が戻ったあとに確認できます。
決まったフォーマットに沿って入力できるため、
電話受付の担当者も素早く伝言を登録できます。

さらに！
外出中の社員に伝言を残した場合、さらに気になるのが「本人がいつ気付くのか」という点です。
行先伝言共有では、登録した伝言をメールなどで通知できるため、
外出先でも重要な連絡を確認しやすくなります。
もちろん、本人が伝言を確認したかどうかも分かります。
「担当者が戻ってくるまで伝言が止まってしまう」という状態を減らし、
連絡漏れや対応漏れの防止につなげられます。

さらにさらに！
スケジュールから「行先」を自動セット機能が便利です。
外出するたびに、行先や帰社予定を手入力するのは意外と手間がかかります。
そこで便利なのが「行先の自動セット」です。
登録されているスケジュールや商談予定から外出予定と判断したものを自動的に抽出し、
行先としてセットできます。
条件に合えば、帰社日時も自動でセットされます。
予定を登録しておくだけで行先情報の入力を省力化できるため、
「予定はスケジュールに入っているのに、行先登録を忘れていた」といった状況も防ぎやすくなります。

さらにさらにさらに！！
アプリ「NI Collabo NOW！」と連携をしています。
外出や出張が多い会社では、「社内にいるかどうか」だけでなく、
「今どこにいるのか」を把握したい場面もあります。
「NI Collabo NOW！」と行先伝言共有を連携すると、
スマートフォンのGPS機能やカメラ機能を活用し、在席一覧に現在地や写真を表示できます。
（GPSで追跡するような機能ではありませんのでご安心ください）
現在地の確認だけでなく、勤務状況の報告や安否確認にも活用できます。
テレワークや外出の多い営業組織だけでなく、
災害などの緊急時に社員の状況を確認する仕組みとしても役立ちます。

是非、「あの人、今どこ？」をなくす
社内の連絡をスムーズにし顧客対応力を上げる「行先伝言共有」をご利用ください。

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