こんにちは、可視化経営のエバンジェリスト本道です。
Step4:現状の業務フローを見える化する
手前味噌ですが、私のおすすめのオープン型の研修「業務改革研修」のワーク部分を具体的に解説しています。
業務改革の理屈を理解しただけでは、知識止まりですよね。自社の課題について、以下のステップに従って、実際に手を動かして、腹落ちしてはじめて、見識となります。
知識が、経験を積んで見識になると、身の回りに日々発生する業務改革についても、この業務改革の手順を応用することが出来るようになります。
そして業務改革が、習慣化して組織風土になって行くのだと思います。
それでは、能書きはこの位にして、前回の続きから始めましょう。
❖業務改革とは、
これまで一定の成果を出して来た自社の製品やサービスに対して、
市場環境の変化に対応したストーリーを策定して
⇒第1のS:戦略ストーリー（戦略マップによる戦略の見える化）
ストーリーを現場で徹底するための業務プロセスの具体化を行い
⇒第2のS:シクミ（業務プロセスの標準化）
業務プロセスを効率良く行うための取組み
⇒第3のS:仕掛け（ITシステム活用による改善活動）を行うことでしたね。
そして業務改革は、
この３つのSの検討を９つのStepで取り組むことでしたね。
前回は、第1のS戦略ストーリーのStep3まで完了しましたので、ここでこれまでの検討を、
第1のS:戦略ストーリーの見える化として、以下のように1シートにまとめておきましょう。
次に第2のＳ：シクミの見える化に進みます。
Step4は、現状の業務フローを見える化しますです。
これは、文字通り、第1のS:戦略ストーリーで定義した内容が、いま現在現場でどのような手順で実施されているのか、手順を具体的にフロー図にして見える化することです。
Step4:現状の業務フローの見える化の手順
①黄色のポストイットに、上記範囲の業務の手順〔行動〕を書き出します。
※作業ですから、○○するという行動としての表現になります。
例えば、ポストイットに「商品名●●●」だけを書くのは、業務フロー作成では、ルール違反です。
「商品●●●を検査する」や「商品●●●を送付する」のように、行動を表すのですから「〇〇する」という動詞の表現になります。
②１つの業務の手順（行動）は、黄色のポストイット10枚程度とします。
※１つの業務フローが、ポストイット20枚以上になった場合は、業務フローを分割して、それぞれにふさわしい業務フロー名を付け『作業区分』としてヨコに列挙します。
③かかわる『組織区分』を洗い出します。
※社外－社内－情報システムの順にタテに列挙します。
④更新や参照する情報システムを追加します。
⑤（参照して）入力を桃色のポストイットや（リストや伝票の）出力情報を青色のポストイットに記入し追加します。
⑥情報システム（サーバ）への蓄積や参照を追記します。
⑦条件分岐がある場合は、条件を付記します。
⑧注記・コメントは、黄緑色のポストイットでそれぞれのポストイットの付近に追記し、点線でつなぎます。
はい、こんな感じで現状の業務フローが、完成しました。
まず、Step４の目的は、現状の取り組みをありのままに、一定のルールで見える化することです。
とにかく現状が解らなければ、何をどう手を入れてよいのかわかりませんし、たたき台が無ければあるべき姿を検討するにも効率が悪いと思います。
Step４は、現状把握です。
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