こんにちは、可視化経営のエバンジェリスト本道です。
今こそ、業務改革!!
大分遅くなりましたが、今年もどうぞよろしくお願いします。
昨年後半から、「業務改革」にも可視化経営が必要ということで、話を進めてきました。
「業務改革」を上手く進めるポイントは、以下の3つのSを押さえることでしたね。
昨年末には、第１のSである「戦略ストーリー」と、第２のSである「シクミ」の入り口まで説明しました。
第２のSであるシクミとは、第１のSの「戦略ストーリー」を、現場で徹底するための理想的な業務の手順と定義しました。
第２のSであるシクミは、以下の４ステップで検討します。
Step１：価値連鎖において問題の症状が現れている部分を、「ムリ、ムダ、ムラ」の視点で洗い出します。
⇒営業部門の価値連鎖の見える化とその価値連鎖での「ムリ、ムダ、ムラ」となっている業務プロセスの特定。
これは、昨年末やりましたね。
Step２：ボトルネックとなっている部分を明確にするために、さらに業務手順を見える化します。
営業部門の価値連鎖でのボトルネック（下図のように「×」を付した業務プロセス）にフォーカスして、その業務プロセスをさらに詳細化します。（下図のA）
詳細化した業務プロセスにおいてボトルネックとなる部分を、さらに詳細化します。（下図のB）
⇒業務フローでのボトルネックとなる部分を中心に、順次詳細化することを、「ボトルネックの段階的詳細化」と言います。
Step３：問題を引き起こしている原因は、明確にします。
前回も以下の図で、説明した通り、問題という症状が、出るということは、何か原因があるはずです。
この際に、以下のような原因究明のための６つの切り口（ヌケ・モレ・ダブリ、達成度、スピード、徹底度）を使って、原因分析を効率よく行ってみましょう。
ヌケ・モレ・ダブリ、達成度、スピード、徹底度などが原因で、業務プロセスが回っていないのでは無いかと仮定して業務プロセスのボトルネックとなる原因を洗い出します。
◆ヌケとは、そもそも現在実行している業務プロセスの手順に致命的な手順のヌケがある。
◆モレとは、一定の部署やチーム、個人が、特定の手順を漏らしやすい。
◆手順が、重複しているため非効率となっている。
◆各手順であらかじめ設定した基準値・目標値や精度を満たさない。
◆業務プロセスが、１回りするのに時間がかかる。スピードが、上がらない。
◆業務プロセスが継続しない。
ここで問題という症状を引き起こしている真の原因＝真因が明確になれば、しめたものです。
Step４：真因に対して、どのような手を打つのかを検討します。
この真因は、概ね２つのパターンに分けることが出来ます。
１．原因分析の切り口の「モレ、ヌケ、ダブリ」など、業務プロセスそのものの見直しが必要な場合
２．原因分析の切り口の「達成度、スピード、徹底度」など、かかわる人のスキルやマインドに起因する場合です。
１．での業務プロセスを抜本的に見直すためのキーワードは、「NHK」です。
NHKとは、以下の頭文字をとったものです。
N 無くす：現状の業務プロセスの手順を無くせないか？
H 減らす：現状の業務プロセスの手順の時間や回数を減らせないか？
K カエル：現状の業務プロセスの手順をカエルことが出来ないか？
こう自問自答しながら、業務プロセスを見直してみましょう。
つい、業務プロセスの見直しというと、手順を追加してしまいがちですが、まずは、手順を無くたらどうなるか、減らしても問題ないのではないかと、逆に振って考えるところからスタートしましょう。
これまでの常識、当たり前を一度疑ってみてくださいね。
２．原因分析の真因が、人材の視点になる場合は、以下のようなスキルアップが、業務プロセスのボトルネックの改善につながる切り口となりますので、参考にしてください。
このスキルは、スキルの有無を問うものではありませんし、それぞれのスキルアップにおいて、もうこれで良いという制限があるものでは、ありません。
業務プロセスを効率良く効果的に回して行く際に、特にネックとなっているスキルにフォーカスして、強化しようとするものであることは、言うまでもありません。