こんにちは、可視化経営のエバンジェリスト本道です。
前回は、業務プロセス作成において、一時的に行う業務をプログラム、繰り返して行う業務をプロセス言って、業務プロセスの視点では、組織的に何度も何度も繰り返し行う業務において、スコアカードでゴール指標と日課指標を設定して取り組む必要があることを説明しました。
今回は、5～6名のグループで、業務プロセスをササっと作成する方法をお伝えしようと思います。
たとえば、新築から20年経過したオーナー様のリフォーム提案を、こちらから仕掛ける際の業務プロセスを洗い出してみましょう。
❖グループごとに、現在の業務をカードBS法で洗い出します。
(1)案件の創出から受注、工事完了、引き渡し以降の大まかな業務フローを書き出します。たとえば、以下のように、案件発生、ご契約、工事着手、工事完了など主なイベントを時間軸で並べてみます。
(2)これも列記とした業務プロセスです。これを、さらに詳細化してみましょう。
それには、各フェーズで行っている活動を黄色のポストイット（大）に、１枚１つとしてアクションベースで書き出します。
（個人ワーク：制限時間7分）
(3)書き出したポストイットを、グループで、１枚ずつ時計回りで発表しながらテーブルの台紙に以下のように並べます。（グループワーク）
(4)発表が、一通り終わったら、現状の業務の洗い出しの個人ワークをもう一度行います。
（個人ワーク：制限時間7分）
(5)(3)と同様の作業を繰り返します。 （グループワーク）
※ポストイット作成上の注意
記入に当たっては、
以下の３つの要素を記入するようにしてください。
(6)シーンごとに、洗い出した現状業務のポストイットを、時間の流れに沿って並べ替えます。
・同じ内容のポストイットは、省いても構いません。
・ピント外れの内容は、台紙に残しておいて構いません。
・不足の業務が見つかったら、ポストイットに追記します。
※フロー作成のコツは、
・ポストイットの中で、主行動となりそうなものを10枚程度選択して、台紙の左側に並べます。
ポストイットのタテの間隔は、できるだけ空けておきます。（a)
・この主行動の補足的内容を、残りのポストイットから探し出し、補助行動として右横に並べます。(b)
・補助行動と並列で発生する作業があれば、並列作業として
さらに右横に並べます。(c)
・それぞれのポストイットの関係を、
「↓」（時間軸の流れ）、
「－」（補助行動）、
「＝」（同時作業）として、線でつなぎます。
・判断分岐の場合には、
青色のポストイットを使って、分岐条件を
以下の要領で、分岐番号と分岐番号に符合した
分岐条件を、青色のポストイットに記入します。
如何でしょうか、こんな感じでグループで取り組むと、意外と短時間で業務プロセスを見える化することができます。