こんにちは、可視化経営のエバンジェリスト本道です。
「今こそ、業務改革!!」というテーマを事例企業で、業務改革の手順をご紹介しています。
第2のS:シクミ/業務プロセスの見直しにも手順がありましたね。
①間接業務でのボトルネックの見える化
・業務プロセスの全体像におけるムダ、ムリ、ムラとなっている部分を特定し、間接業務でのボトルネックを「無くせないか、減らせないか」の視点で見直します
②直接業務でのボトルネックの見える化
・業務プロセスの全体像におけるムダ、ムリ、ムラとなっている部分を特定し、直接業務でのボトルネックを「無くせないか、減らせないか」の視点で見直します
③業務プロセスの段階的詳細化
・さらにボトルネックの業務プロセスを詳細化し、その業務プロセスの手順を「いくつかのカエル」の視点で見直すことであるべき業務プロセスを描きます
④第1のS:戦略ストーリーとの整合性の確認
・ボトルネックを解消することで、第1のSである戦略ストーリーに沿った業務プロセスとなっているかを確認します
そこで、今回は、①間接業務でのボトルネックの見える化で、間接業務のムダ、ムリ、ムラをどう半減（実際は、43％削減）したのかを、具体的にご紹介して行きたいと思います。
現状の主な間接業務は、以下の通りです。
❖日報作成：手書きの報告書で、訪問先、面談者、活動と納品内容と売上金額を記入しています。
❖会議準備：営業所ごとの週次会議にそなえて、１週間の活動やトピック、営業所内で取り決めした企画や本社からのキャンペーン、週次の売上や予実績対比などの週次会議資料をＥＸＣＥＬで作成しています。
❖週次会議：毎週月曜日の午前9時からの営業会議では、会議資料による現状報告を、営業マン１人当たり10分程度で営業マン全員が行います。営業マンが報告しているときは、外の営業マンが状況を聞いているだけです。その後、営業所長からいくつかの指摘や問題点の対策指示が飛び、週次会議の９０分は、時間切れとなります。
※これらの間接業務は、週で250分、月に換算すると1000分、すなわち17時間＝2営業日に匹敵します。
これを、以下のように見直しました。
❖日報作成：手書きからIT日報を活用することにしました。
外出先からタブレットやスマホで日報入力するため、効率が飛躍的に上がりました。
❖会議準備：さらに、IT日報への入力情報を週次会議のための情報ソースとして活用するために、週次会議のためにわざわざ資料を作成する手間を省くことが出来ました。
❖週次会議：また、週次会議を開く前にIT日報への登録情報や蓄積情報を確認しておくことで、前週発生した情報を週次会議の中でわざわざ報告する必要がなくなりました。前週に済んでしまった事後報告に時間を割くよりも、先（今週）の課題に対する対策や新たな計画に時間を費えるようになりました。
※まず、間接業務は、半減と大胆に変化させましょう。
大変かもしれませんが、まさしく「大変」は、大きく変えること。
間接業務の変化は大胆にです。
経営の見える化 可視化経営サイト
